Hoy te quiero hablar de una herramienta muy utilizada en la productividad y gestión de pendientes, la popular Matriz de Eisenhower, pero quiero hacerlo desde un enfoque crítico y a la vez constructivo porque traigo una propuesta que, en opinión personal, representa una evolución de esta herramienta con un enfoque más realista y moderno.

Primero, quiero explicarte en qué consiste la herramienta y sus ventajas para luego presentarte la propuesta alternativa que te he comentado. Veamos.

La matriz de Eisenhower: aciertos y virtudes

Esta herramienta se enfoca en clasificar los pendientes o tareas ayudando a tomar mejores decisiones sobre cuándo ejecutar cada una de ellas.

Esta clasificación se ejecuta mediante una matriz que contiene dos ejes: la de importancia y la de urgencia, de la siguiente manera:

Eje de importancia en la Matriz de Eisenhower

La importancia de una tarea está vinculada a qué tan impactante es en tus objetivos importantes. Puedes determinar este grado de importancia haciéndote la pregunta: ¿esta tarea me permite acercarme a mis metas y objetivos?

Eje de urgencia en la Matriz de Eisenhower

La urgencia de una tarea está ligada a la temporalidad de la misma y, sobretodo, a las consecuencias que generaría el no ejecutarla. En se sentido, una buena pregunta que puedes hacer al respecto es: ¿qué perjuicio me generaría no ejecutar esta tarea ahora mismo?

Debemos asignar a cada tarea una intensidad de urgencia e importancia, de acuerdo a ello vamos a obtener las combinaciones (conocidos como los 4 cuadrantes de la Matriz de Eisenhower) que te muestro enseguida:

Cada cuadrante tiene un plan de acción distinto, según corresponda:

Tareas importantes y urgentes

Son tareas que deben ser ejecutadas de forma inmediata porque son actividades que impactan directamente en tus objetivos y traen consigo un riesgo de afectar tus resultados si no actúas con prisa. Grandes problemas o etapas de crisis suelen alimentar este cuadrante porque conllevan decisiones clave y necesarias en el plazo inmediato.

Tareas importantes y no urgentes

Son actividades que requieren ser planificadas, son tareas claves para tus objetivos pero que pueden esperar porque tienes holgura para su fecha de entrega. Las tareas que se mantienen mucho tiempo en este cuadrante, eventualmente, se trasladarán al primero.

Tareas no importantes y urgentes

Son tareas que deben ser, en la medida de lo posible, delegadas para que no quiten tu atención de lo importante, de todos modos, debes prestarles atención porque requieren ser resueltas rápidamente.

Tareas no importantes y no urgentes

Son actividades que deben ser descartadas en la mayoría de los casos pues no agregan valor a tus planes y objetivos ni tampoco representan un potencial impacto negativo por no ejecutarlas rápidamente.

Cómo pudiste ver, cada cuadrante de la Matriz de Eisenhower tiene un plan de acción predefinido, lo que va a facilitar mucho la decisión que tomes al respecto de cada tarea, por lo tanto, el paso clave en el uso de esta herramienta es la clasificación de cada actividad pendiente.

Dicho todo esto, las ventajas más importantes que encuentro en esta herramienta son:

• Es una herramienta fácil de entender.
• Permite tener un listado de las tareas a ejecutar (lo que no es poco).
• Permite tener un primer nivel de priorización para las tareas.

Sin embargo, considero que tiene desventajas que hacen que su uso no sea del todo efectivo:

• Induce a la acción sobre las actividades de corto plazo (o urgentes), impactando en actividades estratégicos no inmediatas.
• La línea que divide lo urgente de lo no urgente y lo importante de lo no importante puede ir variando, incluso, en un mismo día.

En definitiva, considero que el enfoque orientado a la rápida acción sobre lo urgente e importante ha perdido vigencia porque vivimos en una era que tiene una velocidad mucho mayor a la del siglo pasado, hoy las urgencias abundan y la información nos satura continuamente, por lo que las urgencias, sean importantes o no, van a demandarnos mucho más tiempo del que tenemos, con total seguridad.

En ese sentido, quiero presentarte una alternativa que simplifica y moderniza esta herramienta, permitiéndote mayor flexibilidad sin perder las ventajas que ya poseía la Matriz de Eisenhower.

La tríada del tiempo

Christian Barbosa (denominado “senhor do tempo” en Brasil) desarrolló este modelo hace algunos años y plantea una clasificación de actividades de acuerdo a tres criterios independientes:

• Actividades importantes
• Actividades urgentes
• Actividades circunstanciales

Para presentarlas de forma esquemática podemos decir que cada conjunto de actividades representa una esfera. Las tres esferas juntas muestran la distribución con la que utilizas tu tiempo y aquí viene la principal diferencia con el modelo anterior: ninguna de las esferas tienen simultaneidad, es decir, no se intersecan en ningún momento.

Podemos representar este modelo de la siguiente manera:

En ese sentido, este es el detalle de este concepto:

• La esfera de la importancia se refiere a todas las actividades que realizas y son impactantes en lo que quieres lograr en tu vida independientemente del plazo que tengas para ejecutarlas, son aquellas que te van a traer resultados a corto, mediano y largo plazo.
• La esfera de la urgencia reúne aquellas actividades para las cuales el tiempo disponible para ejecutarlas se está agotando, la mayoría de ellas surgen de forma imprevista. No son actividades importantes y es fuente de estrés.
• La esfera de las circunstancias envuelve a las tareas innecesarias en tu vida, representan gasto de tiempo de forma inútil, tareas que surgen por comodidad o porque son “socialmente correctas”. Es fuente de frustración.

Cada persona tiene su propia “tríada del tiempo” pues todos tenemos un mix de actividades importantes, urgentes y circunstanciales en nuestra vida y, evidentemente, a mayor magnitud de la esfera de importancia nuestra efectividad será mucho mayor.

Esta metodología permite dos grandes cosas:

• Por un lado, te permite clasificar tus tareas pendientes de forma parecida a la Matriz de Eisenhower, generando los 3 grupos de tareas mencionados. Con esto, no pierdes las ventajas que posee la matriz.
• También, te facilita realizar un diagnóstico personal porque, a través de un test, te permite descubrir cuál es la composición actual de tu vida, es decir, tu tríada del tiempo propia, lo que puede resultar bastante revelador.

Yo mismo he adoptado esta metodología para el diagnóstico personal “Explora tu Vida” que ofrezco a través de este blog, diagnóstico que quiero invitarte a que realices, al respecto, te ofrezco el mismo en dos versiones, una básica que es completamente gratuita y una versión Premium que tiene un nivel de detalle mucho más amplio y que es de pago.

En ambas versiones de diagnóstico incluyo un test con el que podrás descubrir cuál es tu tríada personal y saber cómo están distribuidas las esferas de tu propia vida.

Mi recomendación es que empieces por el diagnóstico gratuito y si estás contento con la calidad del entregable puedes acceder a la versión Premium sin problema. No quiero que pagues por algo con lo que no vas a estar contento. 😉

Te dejo una muestra de los reportes que puedes obtener en ambas versiones de diagnóstico, para descargarlos haz click en los botones de abajo.

En los siguientes artículos continuaré profundizando sobre esta metodología y analizando cada esfera a detalle, también te presentaré varios casos que resultan de la combinación de diferentes esferas, es probable te identifiques con algunos de estos casos.

Pues eso es por ahora, te invito a que compartas tu conocimiento y experiencia utilizando la zona de comentarios y compartiendo este artículo en tus redes si es que te ha parecido útil.

¡Hasta la próxima!

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