Hoy te quiero hablar sobre la importancia de tu estrategia personal a la hora de organizar información, o dicho de otro modo, cómo deberías poner todo tu sistema de organización orientado al logro de tus grandes objetivos de vida. ¡Manos a la obra!

En un artículo anterior te expliqué cómo puedes construir tu mapa estratégico personal, una herramienta que permitirá mejorar tu efectividad personal al hacer que te enfoques no en hacer mucho sino en hacer bien, esto es posible mediante el alineamiento de tus tareas y proyectos de corto plazo a tus grandes objetivos a futuro (propósito de vida).

La conexión entre tu estrategia personal y la organización de información

Como te comentaba, el mapa estratégico personal es una herramienta que va a permitirte reflejar toda tu estrategia personal de manera coherente y sintética, convirtiéndose en una especie de hoja de ruta. Entonces, una vez que ya tienes tu estrategia planteada es momento de crear los soportes necesarios para que puedas concentrarte en la ejecución, estos soportes son elementos que se convierten en potenciadores de tu vida y que van a hacer que tu trayecto hacia el logro de tus metas sea mejor y más rápido.

Todo esta interacción entre la estrategia personal, la organización personal y demás elementos se encuentra esquematizada en el modelo de Gestión Personal Integral, que te muestro a continuación para que puedas entender mucho mejor a lo que hago referencia.

Como puedes ver, la “organización personal” es un componente clave en la administración de tu vida (en conjunto con los demás elementos), si lo gestionas bien vas a tener fluidez en tu día a día y vas a poder concentrarte en ejecutar y agregar valor, de lo contrario, verás cómo tu valioso tiempo se escurre entre tus manos mientras luchas contra tu desorden.

​Los componentes de la organización personal

La organización personal es un módulo de tu vida que debe garantizar que cada cosa en tu vida tenga un lugar donde ser almacenado, el mejor lugar posible, de fácil acceso y recordación.

Todo aquello que posees está esperando a ser utilizado en algún momento, en ese sentido, cuando lo necesites deberías poder acceder a él rápidamente y de forma intuitiva, ese es justamente el espíritu de la organización personal, el lograr la automatización mental, es decir, que cuando necesites “algo” sepas exactamente dónde encontrarlo sin tener que hacer un esfuerzo por recordar donde está, es como tejer una red que te lleve siempre al lugar que quieres guiado por unas rutas preestablecidas. Una buena organización personal te permitirá liberar espacio en tu memoria para destinarlo a cosas mucho más importantes.

​Todo lo que se debe organizar se clasifica en tres grandes grupos, te los muestro en seguida:

1. Información digital

• Información a archivar

• Información de referencia

2. Información Física

• Información a archivar

• Información de referencia

3. Entorno físico

Pues bien, vamos a enfocarnos en este artículo en la organización de la información (digital y física).

Cómo organizar tu información en estos tiempos de exceso

El contexto que tenemos en estos tiempos es el exceso de información, estamos viviendo una época en donde la información crece de forma exponencial y el riesgo de saturarnos es bastante alto. En paralelo, aparecen muchas herramientas y métodos que persiguen mejorar nuestra organización, resultando de todo esto una ecuación paradójica.

Mi propuesta para que puedas organizar tu información tiene como objetivo principal el prescindir de tu memoria al momento de ejecutar actividades como:

• Guardar información

• Depurar información

• Encontrar información

Mientras menos dependas tu memoria a la hora de gestionar tu información menos frustración vas a tener, la mente es frágil y no vas a poder recordar todo tan fácilmente a menos que tengas una memoria prodigiosa, en cuyo caso, mucho mejor si la dedicas a otras actividades de mayor valor, ¿no te parece? 😉

Entonces, para evitar que dependas exclusivamente de tu memoria te propongo que utilices las rutas de información, es decir, que tengas un esquema que te permita deducir el lugar correcto para cada elemento que aparezca en tu vida.

Esta ruta tiene como elemento base las áreas de responsabilidad (elemento fundamental de tu mapa estratégico personal) que te muestro en el siguiente esquema.

Veamos cómo aplicar lo expuesto en tu información digital y física.

Caso #1: Gestionar información digital

Las áreas de responsabilidad se transforman en las raíces del árbol de carpetas que deberás crear en tus entornos digitales, por ejemplo, las áreas de responsabilidad del ejemplo se transformarían en el siguiente árbol de carpetas.

Luego, para echar a andar la organización de tu información digital, como mínimo, debes crear dos entornos:

A. Entorno de información archivada

La información a archivar es aquella que debes almacenar de manera permanente con la intención de utilizarla en un futuro de mediano o largo plazo, es toda información que corresponde a proyectos antiguos, trabajos anteriores, estudios ya culminados, etc., es información con utilidad potencial.

Utilizo Google Drive para almacenar esta información (tengo el plan de 1 TB) ahorrándome el tener que hacer backups de información por estar en sincronización continua con la nube.

B. Entorno de información de referencia

La información de referencia es aquella que estamos utilizando (o vamos a utilizar en un corto plazo) en nuestros proyectos y tareas vigentes, se trata de información que debemos tener a la mano y lista para ser utilizada en todo momento.

Personalmente divido este aparatado en tres grupos:

• Notas con ideas y apuntes que almaceno en Evernote, el sistema donde registro y ordeno todo lo que voy capturando en mi día a día, usualmente lo empleo para recopilar ideas e información puntual como imágenes, citas, textos pequeños, etc.

• Archivos como PDFs, documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, etc. Para esto utilizo Dropbox, donde la capacidad de almacenamiento de su cuenta gratuita me alcanza para almacenar la información que estoy procesando en mis proyectos actuales (cuando los termino, transfiero esa información al Google Drive, dado que se convierte en información a archivar)

• Emails, que son fuente de información, pendientes, acciones, etc., que luego de detonar un plan específico deben ser almacenados en el corto plazo a la espera de generar una respuesta o buscar información en ellos.

Caso #2: Gestionar información física

Cada vez tienes menos documentos en físico y papeles como parte de tus actividades diarias, es parte de la tendencia digital en la que vivimos, sin embargo, la poca información que tienes en documentos en físico, con certeza, es muy valiosa e importante porque se trata de documentos oficiales, certificados, constancias, trámites, comprobantes de pago, etc., además de información menos relevante que pudiera existir.

En ese sentido, mi propuesta es que utilices un sistema físico de carpetas similar en estructura al que creaste para tus entornos digitales, es decir, que tengas archivadores en físico tanto para tu información de referencia como para tu información a guardar, sin embargo, debo advertirte de la tentación que existe de querer ir almacenando todo lo que llegue a tus manos. Te mucho cuidado de convertirte en un “capturador” de papeles sin sentido, guarda lo estrictamente necesario, ni un papel de más.

Te recomiendo lo siguiente para cada entorno que vas a crear:

​A. Entorno de Información física archivada

Probablemente tengas bastante información perteneciente a este grupo, puedes almacenarla usando cajas o archivadores independientes lejos de tu lugar de trabajo, dado que no necesitas tener esta información a la mano.

Y perdona la insistencia pero guarda sólo aquello realmente útil o importante para tus proyectos a futuro, no te conviertas en un coleccionista de papeles.

B. Entorno de Información física de referencia

Utiliza un archivador con múltiples compartimentos (para cada una de tus áreas de responsabilidad) para administrar la información que estás utilizando o vas a utilizar en el corto plazo en tus diferentes proyectos y tareas vigentes.

Una vez utilices esta información no olvides descartarla o transferirla a tu entorno de información a archivar.

Ahora ya sabes cómo puedes construir todo tu módulo de organización personal, recuerda que este elemento es uno de los 8 elementos que debes dominar para tener una gestión personal integral, por lo que te invito a que sigas atento a los siguientes artículos que explican cada módulo del sistema de administración personal.

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Hasta la próxima.