Tienes muchas reuniones y sientes que no están sirviendo para lo que deberían, empiezan tarde, terminan mucho después de lo estimado y no se llegan a decisiones importantes.

Tienes muchas reuniones y sientes que tu presencia en la misma es irrelevante, te han invitado sin que estén seguros de que tienes algo que ver en el tema.

Tienes muchas reuniones y sólo escuchas quejas y lamentos, discusiones sin fondo y no se acuerdan cosas concretas, notas el desánimo de todos, muchos ni siquiera asisten.

Tienes muchas reuniones, todo el tiempo, estás cansado y quieres cambiar esta situación. Bueno pues, todo tiene solución.

He visto muchos intentos de optimizar las reuniones,  campañas de concientización para que las reuniones empiecen a la hora, recordatorios para que luego de cada reunión se elabore un acta, hasta normas un poco extremas como tener reuniones de pie para que “duren menos”, todas esas prácticas pueden funcionar como complemento, pero no solucionan de raíz el problema que tienes. Lo que necesitas es un conjunto de pasos ordenados a seguir, un orden lógico, luego de eso recién vienen las buenas prácticas complementarias.

Imagínate lo qué harías con un 30% menos de reuniones (o más)

Saldrías más temprano del trabajo, terminarías antes tus proyectos, no tendrías tantos pendientes atrasados, podrías responder esos correos que todavía tienes en tu bandeja sin leer, muchas cosas podrías hacer con menos tiempo gastado en reuniones sin sentido… o por lo menos con reuniones efectivas y que demoren menos.

En mi experiencia, sólo haciendo una revisión de si los asistentes a la reunión son los mínimos indispensables pude reducir hasta en un 30% la cantidad de tiempo dedicado a reuniones por cada trabajador, si a eso le sumamos que a las reuniones a las que sí debemos asistir les podemos disminuir la duración, pues estamos hablando de muchas horas ahorradas, oro puro en estos tiempos.

El modelo para que evites más reuniones y vuelvas más productivas las restantes (reuniones efectivas)

Quiero acudir, como es costumbre, a un esquema para explicar un modelo que te permitirá lo siguiente:

• Impedir que se generen más reuniones improductivas en tu día a día

• Optimizar las reuniones que sí te agregan valor y obtener mejores resultados de ellas

Veamos:

Como vemos, existen 5 momentos por los que atraviesa una reunión exitosa, analicemos cada uno de ellos:

Momento #1: Cuando surge en nuestra mente el “creo que necesito una reunión”

Usualmente es lo primero que se viene a nuestra mente cuando nos enfrentamos a un problema en nuestra organización, quizás un inconveniente con un proyecto, una urgencia repentina que necesita enfoque multidisciplinario o la necesidad de explorar algún tema en particular.

El punto está en que no todas estas necesidades implican la convocatoria a una reunión, para ello, te detallo algunos “filtros” que podrías aplicar para evitar la reunión:

• Indaga sobre el origen del problema y valida que requiere de interacción entre muchas personas para su solución. Muchos problemas se resuelven con una comunicación directa.

• Encadenado al punto anterior, intenta resolver el problema mediante una llamada telefónica, una conversación informal, un correo electrónico o mediante la consulta directa a los implicados (si es que no son más de 3).

• Envía una propuesta a todos los potenciales implicados, quizás te respondan satisfactoriamente antes de que lleguen a reunirse.

Después de todo ello confirmarás que, efectivamente, necesitas una reunión para atacar el problema surgido.

Momento #2: Cuando ya estás seguro de que necesitas una reunión

En este momento ya sabes que tienes que convocar sí o sí una reunión, entonces, lo que debes pensar enseguida es en volverla lo más productiva posible, para ello, te aconsejo lo siguiente:

• Define el objetivo exacto que buscas con la reunión, no dejes que los asistentes vayan a la misma sin conocerla ni preparar la información necesaria para ello.

• Intenta convocar a la menor cantidad posible, claro está garantizando la presencia de todas las partes que te interesan. No llenes las reuniones de muchas personas, la mayoría no aportará al tema, se descontrolará la reunión y todos perderán tiempo.

• Convoca la reunión y define todos los detalles necesarios, toda la logística tiene que estar cubierta, no te permitas proyectores descompuestos, salas no reservadas, presentaciones dañadas, etc., asegúrate de que todo funciona.

Luego de toda esta preparación estás listo para ejecutar la reunión, has dado un gran paso.

Momento #3: Cuando ya lograste planificar la reunión

Tienes todo listo, no te falta nada, es hora de la verdad:

• Empieza la reunión poniendo énfasis en lo que esperan lograr. También recalca cuánto tiempo disponen para hacerlo.

• Maneja la reunión (o deja que el moderador lo haga) y evita que se entren en temas ajenos, también evita que el enfoque de la reunión sea de quejas y reclamos, recuerda que lo que buscas es una solución, orienta todo a ello.

• Garantiza que se tome nota de todos los acuerdos a los que se van llegando, no pierdas ningún detalle clave.

• Cierra la reunión asegurándote que las decisiones tomadas están alineadas al problema que esperas resolver, recuerda que el problema no se resuelve necesariamente en la reunión pero por lo menos sí deben tomarse las medidas para lograrlo. Establece fechas compromiso para todo, te facilitará hacer seguimiento futuro.

Momento #4: Cuando lograste con éxito tener una reunión efectiva

Ya está, terminó la pesadilla, lograste cumplir cada paso y celebraste con éxito la reunión, ahora te toca aprovechar todo lo generado en la misma y resolver el problema definitivamente, recuerda que ese fue el origen de todo, así que manos a la obra:

• Distribuye a todos los asistentes e involucrados directos la minuta (mira esta herramienta online) con los acuerdos tomados, recopila comentarios relevantes (dos o tres) y establece claramente las decisiones tomadas, asimismo enumera todos los pendientes generados y sus fechas compromiso.

• Haz seguimiento intenso a los compromisos, que se sienta que es una reunión efectiva, que no solo dura poco sino que logra resultados.

• Reúne todos los entregables post-reunión y elabora una conclusión definitiva, evidentemente, resolviendo el problema original.

Al finalizar habrás tenido una reunión efectiva, específica, orientada a resultados y, lo más importante, habrás resuelto un problema.

Toma conciencia de lo demandante que es hacer bien una reunión, no se trata solamente de enviar una invitación y separar una sala, no, no y no, exige preparación, sino lo único que lograrás será hacer perder tiempo a los demás y no solucionaras nada.

También toma en cuenta este trabajo previo para que intentes por todos los medios no tener reuniones para cualquier cosa, ten las necesarias y sólo aquellas que agreguen valor.

Espero que haya sido de utilidad estos pasos genéricos, en una próxima entrega prometo estadísticas y resultados que obtuve optimizando reuniones siguiendo estos pasos.

Comparte tus consejos y recomendaciones usando los comentarios.

¡Hasta la próxima!