En esta oportunidad quiero hablarles sobre la importancia de realizar un óptimo control de gastos y costos y cómo influye esto en la toma de decisiones empresariales. Para ello, vamos a definir algunos conceptos básicos, interrelacionarlos e interpretarlos correctamente, para empezar en el amplio mundo de los costos y gastos. ¿Listos?

En el entorno empresarial actual estamos cada vez más expuestos a cambios constantes, estos cambios provienen del entorno (cada vez más exigente) y también de condiciones internas propias de cualquier empresa, ante este contexto son los que toman las mejores decisiones los que no solo sobreviven sino también obtienen éxito con sus organizaciones, en este sentido “tomar buenas decisiones” significa elegir con rapidez buenas estrategias y tácticas para hacer frente a la competencia en la búsqueda de posicionarnos en nuestros nichos de mercados elegidos.

En ese contexto, uno de los temas que con más cuidado debemos gestionar y sobre el que debemos mantener un monitoreo continuo (justamente para reaccionar con rapidez)  es el del control de costos y gastos.

¿Cuál es la diferencia entre costo y gasto?

Empecemos diciendo que no son lo mismo, de ninguna manera, a pesar de su coloquial uso tratándolos casi como sinónimos, pues bien, vamos a precisar algunas definiciones que nos ayudaran a entender de mejor manera estos términos que utilizaremos en adelante.

Gasto: El gasto es un concepto que nace en la contabilidad financiera, hace referencia a un egreso de dinero no activable.

Costo: El costo es el valor del consumo de algunos gastos para poder producir bienes y/o servicios.

No todo costo es gasto (ejemplo: costo de oportunidad), ni todo gasto es costo (ejemplo: impuesto a la renta), sin embargo, para poder ser más prácticos podemos concluir lo siguiente:

Los costos son siempre de producción y los gastos de la administración y comercialización de la empresa.

¿Qué tipos de costos existen?

En la gestión de costos vamos a encontrarnos con algunas clasificaciones al respecto, de manera básica vamos a definir dos categorías para empezar:

Costos de acuerdo a su relación con el objeto de costo

1. Costos Directos, son aquellos que se pueden identificar directamente con el objeto de costo, por ejemplo los materiales directos como envases, materia prima, mano de obra que fabrica el producto, etc.

2. Costos Indirectos, son todos aquellos que no pueden vincularse directamente al objeto de costo, por ejemplo tenemos los alquileres, seguros, depreciación de equipos, etc.

Costos de acuerdo a su comportamiento

1. Costos Variables, son aquellos costos cuyo valor se incrementa (o disminuye) proporcionalmente al aumento (o descenso) de la producción, en esta categorización entran por ejemplo el costo de los insumos directos, materias primas, comisiones por ventas, fletes, empaques, etc.

2. Costos Fijos, son todos aquellos que no dependen de las variaciones de la producción (o ventas), por ejemplo tenemos a los alquileres de propiedad y equipos, los salarios del personal fijo, las campañas de marketing, etc.

¿Cómo interactúan los costos y gastos en una empresa?

Vamos a responder esta pregunta con el esquema que muestro a continuación.

Esquema de costeo total. / Fuente: Cronomaquia.com

Definamos cada componente para tener claro el panorama.

Como podemos ver en el cuadro, toda la zona verde hace referencia a los costos y la zona naranja a los gastos.

El Costo de Producción (COP) es el resultado de la suma de los siguientes 3 componentes:

A. Costo de Materiales Directos (CMD), compuesto por todo aquel insumo que nos sirve para la fabricación del producto o servicio de forma directa. Analicemos los siguientes dos ejemplos:

– En una empresa que produce perfumes, este costo estaría conformado por todos los costos de envases utilizados en las fragancias, las mezclas químicas que conforman el líquido del perfume (agua, bulks, colorantes, preservantes, etc.), la etiqueta de cada envase, la caja para su presentación final, etc.

– En una empresa que presta el servicio de masajes, este costo tendría como componentes a las cremas empleadas para realizar los masajes, a las velas que se utilizan en la sesión, a los aromas desplegados mientras dura el masaje, etc.

B. Costo de Mano de Obra Directa (CMOD), representa el factor humano que interviene directamente en un producto o servicio. Continuemos con los ejemplos anteriores:

– En la empresa de perfumes, este costo estaría conformado por el costo de las personas que prepararon la mezcla para un determinado lote, el costo de las personas que etiquetaron cada envase y el costo de las personas que embalaron cada envase para su distribución.

– En la empresa de masajes, este costo tendría como componente único al masajista que participa de la sesión.

C. Costo Indirecto de Fabricación (CIF), conformado por todos aquellos costos generales consumidos por la fábrica o lugar de servicio. Sigamos con los ejemplos anteriores:

– En la empresa de perfumes, este costo estaría compuesto por la energía eléctrica que se consume, los combustibles y lubricantes de las máquinas, el alquiler de la fábrica, las pólizas de seguros, el salario de las personas de limpieza, etc.

– En la empresa de masajes, en este costo entraría la energía eléctrica utilizada en la sala de masajes, el alquiler (o depreciación) de los equipos de audio, camillas, sillas, etc., que se utilicen en la sesión de masajes, el salario de los ayudantes de limpieza, etc.

Y los Gastos Empresariales (GE), están conformados por:

D. Gastos Administrativos (GA), en el que entran por ejmplo los alquileres de las oficinas administrativas, el personal de seguridad del predio, los gastos en útiles de oficina, entre otros.

E. Gastos de Ventas (GV), conformados por los gastos de los vehículos para la fuerza de ventas, el merchandising a emplear en las campañas, la publicidad empleada, etc.

F. Gastos Financieros (GF), en el que se incluyen los intereses de financiamientos y el costo de algún otro instrumento financiero con el que tengamos interacción.

Finalmente, la adición de los Costos de Producción y los Gastos Empresariales nos otorgarán el Costo Total de nuestra organización en un determinado periodo.

Es preciso comentar que para tomar decisiones el análisis de los costos es mucho más fino y detallado, sin embargo, el ejercicio realizado es ideal para empezar a dominar los conceptos básicos de la administración de costos y gastos.

Te invito a que compartas con nosotros más ejemplos o nos envíes cuestionamientos, sugerencias o dudas. ¡Hasta la próxima!