Un proyecto de mejora es uno de los grandes atajos que podemos tomar en la ruta hacia el incremento de la productividad en una organización, es un atajo porque un proyecto al reunir diferentes recursos exclusivamente para un fin y concentrarlos para ello durante un periodo nos puede otorgar resultados más impactantes que iniciativas aisladas o con alcances más limitados.

La dimensión del cambio generado por un proyecto bien ejecutado en una organización es algo que siempre me ha sorprendido mucho las veces que me ha tocado experimentarlo, es como un efecto de bola de nieve que poco a poco va incrementando su tamaño y que finalmente se traduce en un gran impacto.

Ahora, me gustaría precisar algunas características del tipo de “proyecto de mejora” al que hago referencia para tener mejor entendimiento:

✓ Es un proyecto que cuenta con recursos exclusivos para el fin por el que fue creado, pudiendo ser estos de origen interno (recolocación temporal), externo (consultoría) o ambos a la vez.

✓ Es un proyecto que cuenta con comunicación masiva y general hacia toda la organización, manifestando abiertamente su importancia y lo que se espera de él, involucrando de esta manera a todos los actores (directos e indirectos) de la compañía.

✓ Es un proyecto transversal a diferentes departamentos de la empresa y no limitado a sólo ciertas áreas.

 Proyecto a tiempo completo. / Fotografía: reed.co.uk

¿Y cómo se cuándo necesito un proyecto de mejora y cuando no?

Como deslizamos en el párrafo inicial, un proyecto tiene la particularidad de existir durante un periodo de tiempo para un único fin, por lo que parte con la ventaja de ser exclusivo en su dedicación para lograr un objetivo determinado, en ese orden de ideas, vamos a establecer una serie de condiciones que propiciarían hacernos optar por un proyecto de mejora de procesos  bajo la definición que hicimos líneas atrás:

✓ Cuando se necesitan cambios de mediana envergadura en la compañía en un corto plazo, en este sentido, estamos hablando de 3 – 6 meses para una empresa mediana promedio.

✓ Cuando el alcance de la mejora deseada es transversal a muchas áreas de la empresa, necesitando que la interacción entre las mismas mejore en forma y fondo.

✓ Cuando identificamos que el accionar de la organización es reactivo y el día a día se destina a cosas urgentes y no necesariamente importantes (apagar incendios).

✓ Cuando existen sobrecargas de trabajo en buena parte de los puestos que existen en la organización.

✓ Cuando nos encontramos en situaciones de crisis o emergencias.

¿Qué características tiene un proyecto de mejora y cómo funciona?

Como se aprecia en la imagen, un proyecto de mejora de procesos del tipo que venimos explicando tiene tres etapas bastante marcadas, que vamos a explicar a detalle:

1. Diagnóstico Organizacional

En esta etapa se realiza la exploración inicial de la organización y se ejecutan los estudios que nos otorgarán las áreas de oportunidad a mejorar en la empresa. Además, esta etapa nos provee el potencial de impacto (financiero y en otros indicadores) del proyecto. La importancia de esta etapa también radica en que nos permitirá dimensionar los recursos que demandará la etapa de ejecución del proyecto.

2. Diseño de alternativas de solución

Una vez tenemos claro cuales son las áreas de oportunidad que debemos solventar en la organización, en esta etapa empezaremos con el diseño de cómo vamos a solucionarlas, para lograrlo tenemos muchas fuentes, como por ejemplo:

✓ Rediseño de procesos

✓ Implementación de nuevas políticas

✓ Implementación de nuevas herramientas de trabajo

✓ Reestructuración organizacional

En esta etapa es clave pivotar continuamente las propuestas de solución con los futuros usuarios de las mismas, esto con el fin de ir “fertilizando el terreno” para la etapa de implementación.

3. Implementación de propuestas

Esta etapa es la marca un antes y después en la compañía, básicamente porque es el momento en el que “pasamos a la acción” y todo lo que hemos analizado, propuesto, estudiado y sustentado finalmente cobra protagonismo pero esta vez ya en el terreno de juego. Consiste en asegurarnos que todo lo que hemos planteado como solución a los problemas identificados se implemente en el día a día de las personas y los procesos de la empresa, para esto, es ideal realizar acompañamiento continuo a los usuarios de modo que garanticemos la adopción definitiva de los nuevos hábitos deseados. La implementación puede tomar hasta el 50% del tiempo total del proyecto aproximadamente.

Para cerrar el artículo de hoy quiero recalcar que la importancia de un proyecto de mejora está en generar verdadero valor en las personas y que el cambio de hábitos (en forma de trabajo, uso de herramientas, manejo de reuniones, etc.) se logre por convencimiento, de tal manera que el sentido de pertenencia hará que los trabajadores se apropien de los nuevos planteamientos y su ejecución sea exitosa.

¿Qué experiencias has tenido con proyectos de mejora?, comparte con nosotros a través de los comentarios tus inquietudes y sugerencias. ¡Hasta la próxima!