Uno de los primeros artículos de este blog fue uno que titulamos “El arte de la productividad sin estrés”, donde de manera práctica, abordamos el método de Getting Things Done (GTD) que años atrás hiciera famoso el gran David Allen.

Bien, pues hoy queremos empezar a escarbar un poco más en el método en sí y para ello analizaremos el libro, que si no lo tienes, todavía estas a tiempo (en versión digital o papel).

Este artículo se dividirá en 2 post:

– Getting Things Done – El Libro: Hábitos y principios (Parte 1 de 2)

– Getting Things Done – El Libro: El Método (Parte 2 de 2)

Aquí vamos.

El arte de organizarse con eficacia

En nuestra vida diaria es probable que lideremos más proyectos de los que podemos manejar bien, por lo que nuestros niveles de estrés usualmente se ven aumentados. Ahora, de todos estos proyectos, algunos son muy cambiantes, otros tienen alcances no muy claros y en otros nos puede pasar que no sabemos si el trabajo está ya listo o no, todas estas variables (muy comunes a decir verdad) impactan en cada uno de nosotros y en las organizaciones, generando re trabajos, tiempos muertos, insatisfacción por no conseguir las metas, en síntesis: improductividad.

Pues bien, para ejecutar estos proyectos con eficacia y eficiencia, debemos cumplir lo siguiente:

1. Capturar todo lo que debemos hacer hoy, mañana o en algún momento en un sistema lógico, organizado y confiable que permita mantener toda esta información almacenada fuera de nuestra mente, para evitarnos el pensar en ello hasta que sea el momento (y lugar) adecuado.

2. Lograr el hábito de la disciplina de decidir con anticipación cuánta información e instrucciones permitimos en nuestra vida, para  poder  seguir  planeando  nuestras tareas  y  cambiar  los  planes cuando sea necesario.

Con respecto al primer punto, un calendario no basta como herramienta organizativa, necesitamos un sistema robusto y exhaustivo, esto será especialmente útil para quienes tenemos muchos frentes de acción, distracciones continuas que interfieren en la concentración y en el logro de objetivos. Un buen sistema también debe ser útil para administrar el conocimiento y “ver el bosque” de cuando en cuando (visión a largo plazo).

Para  ser  eficientes  debemos administrar nuestros compromisos de manera adecuada, no hacer demasiadas promesas ni añadir más estrés. Idealmente debemos seguir estos tres principios:

1. Si algo no está terminado, debemos sacarlo de nuestra mente y ponerlo en un sistema confiable, básicamente una “bandeja de entrada” para revisar la información cuando esté listo para hacerlo.

2. Tener claro exactamente qué compromisos hemos contraído, así como saber exactamente lo que debemos hacer para cumplir con cada uno de dichos compromisos.

3. Una vez que decididas las acciones a realizar, debemos establecer un sistema de recordatorios, al cual debemos hacer seguimiento con regularidad.

Por probar este enfoque intentemos anotar el proyecto o situación que más nos preocupe en estos momentos, enseguida, hagamos una lista de todo lo necesario para que el proyecto sea exitoso, como por ejemplo qué actividades realizar, con quiénes interactuar, a qué lugares necesitamos ir, etc. El solo hecho de hacer este ejercicio, con certeza, nos crea una sensación de mayor control, tranquilidad y dominio sobre la situación. La idea es crear una lista de “preocupaciones” (acciones) por cada uno de nuestros proyectos, sacarlas de nuestra mente, y usarlas en el momento preciso.

Administrando nuestras acciones

La gestión de nuestras actividades es clave para poder utilizar sabiamente nuestro tiempo tan limitado, una buena práctica es determinar qué debemos hacer mucho antes de hacerlo, es decir, planificar, en lugar de ir lidiando con los problemas conforme surgen.

En la mayoría de situaciones, vamos a necesitar diferentes niveles de perspectiva, desde las misiones a los objetivos y luego a las actividades en detalle, pero estamos tan inmiscuidos en el día a día que no tenemos tiempo para visualizar el panorama completo, una buena idea para revertirlo es empezar a tomar control de lo los problemas de ahora y poco a poco ir ampliando la visión.

Podemos implementar controles horizontales y verticales para tener todas nuestras actividades “amarradas”, donde los horizontales coordinan nuestras acciones en las que estamos participando y los verticales la coherencia con las perspectivas correspondientes (proyecto, área de enfoque, objetivo, visión, etc.), ojo acá, si podemos implementar controles horizontales y verticales eficazmente podremos ir vaciando nuestra mente mientras organizamos todo lo que importante para nosotros, tomando control de nuestra vida.

Hasta acá llegaremos con esta primera entrega, donde nos enfocamos en los hábitos y principios que enuncia David Allen en su libro, en la siguiente parte nos enfocaremos en el método en sí, estén atentos.

¿Y tú, has leído el libro de David Allen?, comparte tus primeras impresiones con nosotros a través de los comentarios.