Arranquemos, otra vez…
Dominando el flujo de nuestro trabajo
Existen 5 etapas que nos harán dominar todo el flujo de trabajo que tenemos, estas etapas ayudan a manejar el aspecto horizontal que hablamos líneas atrás, veamos:
1. Recopilar
Consiste en tener una o más bandejas de entrada (físicas y/o digitales) las que iremos llenando a través de herramientas diversas: notas, post its, grabaciones, apuntes, citas, hojas, emails, etc. Continuamente saquemos de nuestra mente todo lo que llame nuestra atención y depositémoslo en estas bandejas, la idea es ir vaciándolas periódicamente al deshacernos del material o procesarlo.
2. Procesar
Con cada elemento de la bandeja de entrada nos toca preguntarnos qué es y si debemos trabajar en ello en ese instante, aplazarlo o descartarlo, si vamos a actuar en ese instante debemos decidir también si lo haremos nosotros mismos o lo delegaremos a alguien más.
3. Organizar
Debemos establecer una lógica de organización ante cada elemento que hayamos procesado, es decir, si desechamos algo pues debemos tener una “papelera” para ello, si decidimos guardar algo debemos tener una “incubadora” o de “almacenamiento”, si decidimos ejecutarlo nosotros mismos debemos convertir ese elemento en un “proyecto”, “siguiente acción” o un evento del calendario, pudiendo hacer todo esto de forma digital o física.
4. Revisar
Debemos establecer una rutina para hacer una revisión semanal, donde garanticemos la consistencia de nuestro sistema, vaciando nuestra mente, procesando, organizando y sintiéndonos que tenemos el control de todo.
5. Hacer
Debemos usar algunos criterios para decidir qué hacer, primero, consideremos el contexto de la tarea, es decir, elijamos una actividades que podamos hacer en la situación en la que nos encontremos (si queremos tomar fotos de aves, no podemos hacerlo si estamos dentro de nuestra habitación), en segunda instancia debemos tomar en cuenta el tiempo disponible que tenemos para la tarea, en tercera instancia la energía con la que contamos y finalmente algún criterio de priorización de la tarea ante similitud de los tres criterios iniciales. Hacer bien, dijimos.
Planificando nuestros proyectos
Tenemos 5 fases para lanzar con éxito nuestros proyectos, estos pasos son el componente vertical del sistema de productividad y reflejan la forma en la que inconscientemente se piensa y planifica aunque a veces no los sigamos cuando planificamos de forma consciente. En esencia se toman los siguientes 5 pasos:
1. Definir propósito y principios
Consiste en definir el enfoque del proyecto, alinear nuestros recursos y lograr la motivación para actuar.
2. Visualizar el resultado
Con esta visualización se crea un contexto que ayuda a generar ideas y patrones de pensamiento que de otra forma no se podrían obtener, esto ayuda a imaginar los resultados deseados.
3. Hacer lluvia de ideas
Podemos utilizar diferentes herramientas (como un mapa mental) para anotar las ideas, debemos tener la mente abierta, enfatizar en la cantidad y no en la calidad, luego podremos valorar y organizar estas ideas.
4. Organizar
Consiste en identificar lo importante para el proyecto y clasificarlo según para lo que lo necesitemos.
5. Identificar las siguientes acciones
Debemos seleccionar la siguiente acción de este proyecto, separemos lo que vamos a delegar.
Productividad sin estrés
Ahora podemos poner en práctica todos esos principios básicos siguiendo estos pasos:
✓ Organizar nuestro tiempo, espacio y herramientas
Debemos preparar un lugar de trabajo con el espacio, los muebles y las herramientas necesarias. Básicamente, necesitamos una superficie donde escribir y espacio para una bandeja de entrada. Si tenemos una oficina externa, debemos crear un espacio en casa con un sistema idéntico al que tiene en la oficina, para trabajar en ambos lugares. Las herramientas deben incluir artículos de uso diario, como agenda y calendario, carpetas para archivos, cinta adhesiva, ligas y notas adheribles (post it’s).
✓ Recopilar o “guardar” las cosas
Debemos dedicar un par de horas a este paso, es recomendable empezar por buscar cosas que no pertenecen al lugar donde están o que están incompletas, luego, dejar la papelería, los materiales de referencia, la decoración y el equipo en su lugar. Si algo que requiere acción es demasiado grande para la bandeja de entrada, escribir una nota en un papel tamaño carta que la represente, ponerle fecha y agregarla a nuestro sistema. Debemos empezar por poner las cosas del escritorio en la bandeja de entrada y luego ir a otras partes del espacio de trabajo, incluso cajones, tableros, casilleros, estantes y otros compartimentos.
✓ Procesar la bandeja de entrada
Tenemos que convertirla en una “de entrada” a una “vacía”. Descartemos todo lo que no necesitamos, completemos las acciones que podemos realizar en dos minutos, deleguemos lo que podamos en otros, pongamos recordatorios de acciones futuras en nuestro sistema organizativo e identifiquemos los proyectos más grandes. Para ser eficaces, procesemos primero el artículo que está hasta arriba, revisemos un artículo a la vez y nunca regresemos nada a la bandeja de entrada.
✓ Usar pasos y herramientas organizativas que lo ayuden a procesar
Creemos listas y grupos de cosas que queramos organizar. Usemos carpetas digitales o de papel para guardar nuestras listas y la información de referencia o apoyo de todos nuestros proyectos.
✓ Tomar las mejores “decisiones de acción”
Una vez organizados, podemos determinar qué hacer a continuación con base en el contexto del proyecto, el tiempo y energía disponibles, y la prioridad de cada acción.
Y bueno, nuestra recomendación final es que lean el libro (y no solo una vez) y luego acudan a las diferentes páginas, videos, herramientas, etc., que existen en la red, también pueden volver a este blog, con mucho gusto seguiremos aprendiendo juntos.
Entonces, ¿te interesa aprender sobre GTD?, comparte tus impresiones con nosotros usando los comentarios.
¡Hasta la próxima!
Fuente Foto: 1
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