Estamos familiarizados con los presupuestos sin duda alguna, los vemos en el trabajo, al realizar algún proyecto o al organizar algún evento, sin importar la magnitud o la circunstancia están presentes en nuestra vida.

Situándonos en el contexto laboral, en nuestras empresas (como trabajadores o empresarios) es muy probable que nos toque elaborar nuestros presupuestos cada año y que luego tengamos que gestionarlos con eficiencia, independientemente de nuestra área o departamento, podemos aseverar entonces, que cuando escuchamos de presupuestos sabemos de qué nos están hablando, no seremos expertos pero no es terreno desconocido, ni mucho menos.

Un presupuesto desde una visión muy simple

Siendo muy sintéticos, un presupuesto viene a ser un cálculo anticipado (estimación) de ingresos y egresos para un periodo determinado de tiempo, bajo ciertas circunstancias o condiciones. Un presupuesto bien gestionado es una herramienta poderosa para el control financiero, además de ser instrumento para el logro de los objetivos.

Tenemos presupuestos en nuestras empresas o trabajos pero… ¿tenemos un presupuesto personal?

Si la respuesta es sí, recibe una sincera felicitación de parte mía, eres parte de una minoría, y si cumples dicho presupuesto pues doble felicitación porque eres una especie en peligro de extinción.

Al margen de las bromas, está claro que la mayoría de gente no gestionan sus finanzas personales correctamente, no planifican y no controlan, quizás por esto es que llegamos a cada fin de mes con las monedas contadas, ¿crees que es casualidad?, lo dudo mucho, causa y efecto.

Entonces, surge otra pregunta interesante, ¿si tenemos un plan de vida y proyectos personales (porque los tenemos) no es lógico que también tengamos presupuestos?, empieza a sacar la calculadora, te he convencido.

Todo lo que pierdes al no tener un presupuesto personal

No tener un presupuesto personal te expone a muchas desventajas, por ejemplo:

• Frustración por no tener cantidades de dinero que esperábamos tener, esto ocurre porque al no planificar nuestros flujos de dinero no conocemos de antemano con cuánto dinero vamos a terminar cada mes y como no tenemos esa información no podemos tomar acciones para cambiar dicho escenario futuro. Siempre la falta de información perjudica la calidad de las decisiones que tomamos.

• Impacto en el logro de nuestros objetivos, dada la ausencia de control de nuestras finanzas puede que en determinados momentos no tengamos liquidez para ejecutar alguno de nuestros planes, retrasando nuestros objetivos. Los planes deben ir siempre de la mano a los presupuestos, sino solamente son sueños.

• Fuga de dinero en actividades o cosas que no agregan mucho valor a nuestra vida, dada la ausencia de priorización en nuestros gastos, no decidir en qué gastar con anticipación nos deja sin liquidez para lo que realmente necesitamos.

En general, todos estos aspectos impactan en nuestra motivación, en nuestra calidad de vida, en nuestro ánimo día a día, pero no es tarde, manos a la obra.

Cómo elaborar la primera versión básica de tu presupuesto personal

Mi propuesta más que enfocarse en aspectos técnicos de cómo construir un presupuesto se basa en lineamientos y pasos básicos a seguir para tener una versión inicial de nuestro presupuesto, alineado a nuestros planes y proyectos, y que sirva para empezar a adquirir el hábito de planificar y controlar nuestras finanzas, como siempre menciono, el hábito es lo esencial.

Para que no te compliques con la herramienta, te voy a facilitar una plantilla para que el manejo de tus finanzas sea más sencillo, al final de este artículo encontrarás el botón con el enlace para la descarga, es gratis, por supuesto.

Continuando, y como es tradición en nuestro blog, vamos a basarnos en un esquema para exponer estas etapas.

Paso #1: Define tus categorías de vida (alineamiento al plan personal)

Los grandes rubros de nuestro presupuesto deben ser también los grandes rubros de nuestro plan de vida, la conexión es inminente, en un post anterior conversamos a profundidad sobre lo que debes hacer para afianzar tu proyecto de vida, revísalo y ten listo este paso inicial.

Paso #2: Detalla tus gastos base (gastos recurrentes mes a mes)

Tus gastos base (u operativos) son aquellos que necesitas mes a mes para desempeñar todas tus actividades normales y recurrentes, establece un listado de todos ellos, estima un presupuesto individual y agrúpalos por categorías.

Paso #3: Detalla tus gastos extra (gastos extraordinarios en el año)

En esta etapa vas a pronosticar todos aquellos gastos puntuales (como viajes, compras grandes, etc.) que piensas ejecutar en el año, debes ser muy meticuloso con todo lo que presupuestes en este apartado, siendo realista y también debes evitar que sea una lista de deseos o regalos, sino estarás construyendo una trampa planificada.

Paso #4: Detalla tus ingresos y descuentos pronosticados

En este punto debes programar tus ingresos del año (los que son seguros) y también descuentos o aportes que tienes que hacer por ley u otras razones.

Paso #5: Detalla tus deudas y sus flujos de pago

Toda deuda adquirida tiene un flujo de pago asociado, detállalo en este apartado, si la fecha de pago comprometida son los primeros días de un mes adelanta el pago a un mes anterior para que garantices liquidez y puedas cumplir tus compromisos sin complicaciones. Si la deuda que adquiriste es por un préstamo ese ingreso debe estar reflejado en el paso anterior.

Paso #6: Construye tu flujo de dinero

Con todos los componentes de los pasos explicados anteriormente elabora tu flujo proyectado para el año, suma tus ingresos de todo tipo y deduce tus deudas, descuentos y gastos, con esto ya habrás construido tu flujo de caja del año, versión base. Pero no es el fin, diría yo que sólo es el comienzo.

Paso #7: Analiza y afina tus presupuestos

Una vez tengas tu flujo construido realiza un análisis de tus gastos (estratificando por categoría, mes, monto, etc.), tu primera prioridad es que a fin de cada mes termines con saldo positivo para que tengas liquidez para tus gastos operativos, en segunda instancia debes analizar el ahorro al que llegas a fin de cada mes y también a fin de año, si no es suficiente según tus planes y expectativas empieza a reducir tus gastos (base o extras) hasta que llegues a los niveles que necesitas.

Paso #8: Define tus rutinas de control financiero

Con todo tu sistema montado, montos ajustados y planes alineados no queda otra cosa que cumplir lo presupuestado, tan simple como eso, de nada servirán tantos planes si no le ponemos ese poquito de disciplina a la hora de controlar nuestros gastos.

Dentro de los mecanismos de control que te propongo están:

• Realiza una revisión mensual profunda de tus finanzas personales (un “cierre de mes” en términos contables), analiza qué tan bien cumpliste tu presupuesto y redistribuye / reduce gastos si es que amerite, siempre ten en mente los objetivos de ahorro, para que puedas tomar planes de acción con antelación.

• Analiza tus gastos reales del mes y compáralos con tu presupuesto personal, para tener trazabilidad de tus gastos existen muchas herramientas prácticas, por ejemplo Expensify.

• Proyecta los siguientes años usando estimados de ingresos y gastos, si no estás contento con los números que salen pues al menos ya lo sabes, con mucho tiempo de anticipación, así que ahora, actúa.

• Retroalimenta continuamente tu sistema, recalcula siempre, aprieta cinturones, el ser humano se adapta a cualquier situación, cuando el norte está definido es más fácil lograr la motivación para generar hábitos productivos.

• Ten siempre disponible tu presupuesto, yo uso un Excel que lo tengo en Dropbox, al que puedo acudir cuando quiera esté donde esté.

No quiero que estés sólo, así que te dejo una herramienta en Excel que puedes usar como versión inicial para que no te compliques con la herramienta y te enfoques en hacer los presupuestos, luego, cuando empieces a adquirir la experiencia y el hábito puedes ir mejorando el archivo a tu gusto, está libre y desbloqueado, así que con toda confianza acondiciónalo a tu gusto.

Click aquí para DESCARGAR GRATIS la herramienta para diseñar tu Plan Financiero Personal

Recuerda que, en esencia, ser más productivo es hacer más con menos, obtener más resultados con menos recursos, el dinero es uno de ellos, así que si te ordenas correctamente y ahorras más de lo que pensabas originalmente pues estarás aumentando tu productividad, siempre y cuando no descuides tus objetivos.

El efecto virtuoso está por empezar entonces, ponte a trabajar y cuéntame cómo te va a fin de mes / año.

Y no olvides compartir con nosotros algún consejo adicional, truco, herramienta o lo que gustes utilizando los comentarios de este post.

¡Hasta la próxima!