En un post anterior les comentaba sobre los pasos que existen para procesar la información y una de las etapas clave era aquella en la que decidíamos qué hacer con la información que se iba acumulando en nuestra bandeja de entrada (no confundir con bandeja de email), una de las posibles alternativas era convertir la “información” en un proyecto o tarea según se puede ver en el esquema a continuación.
Se trate de una tarea o de un proyecto (conjunto de tareas) debemos estar listos para administrarlos correctamente (la mente es frágil), es decir, cumplir una serie de detalles básicos.
Criterios básicos para definir una tarea o pendiente a realizar
- Establecer con claridad la tarea, sin ambigüedad y como unidad mínima de acción.
- Definir un contexto mínimo propicio para la ejecución de la tarea (no todas las tareas se hacen frente a una computadora, algunas sólo se ejecutan al teléfono, otras necesitan de un trámite, etc.)
- Establecer si dependemos sólo de nosotros para finalizarla o si necesitamos de alguien más (delegación o necesidad de un input previo a la tarea).
- Definir fecha límite de finalización de la tarea
- Definir a qué proyecto, objetivo y visión alimenta nuestra tarea (si no nos suma, ¿para qué hacemos la tarea?)
Veamos un ejemplo de cómo el correcto uso de estos criterios puede permitir el enfoque adecuado en la ejecución de la tarea:
El enunciado #1 se parece más a una nota mental o un recordatorio de que “hay algo” que tenemos que hacer, pero no hace referencia a una tarea, no invita a ejecutar la acción porque la ambigüedad no permite distinguir qué necesitamos hacer, con quién ni hasta cuándo podemos finalizar la acción, lo único seguro es que nos genera estrés, porque sabemos que hay algo pendiente pero no tenemos control alguno sobre él.
El enunciado #2 es mucho más prolijo y sí hace referencia a una tarea perfectamente ejecutable, tenemos todas las dimensiones claras (la numeración hace referencia a cada uno de los criterios respectivos) y sabemos qué necesitamos para poder darla por terminada. No necesitamos ser totalmente explícitos con los detalles de la tarea pero el contexto descrito ayuda mucho cuando tenemos bastantes tareas por hacer, porque permitirá enfocarnos.
Ahora, nuestra vida está conformada por cientos de tareas, cada una enfocada en diferentes proyectos y objetivos, con diferentes niveles de dificultad y que van apareciendo una tras otra en todo momento, ¿somos conscientes de esto?, ¿sabemos cuáles son nuestras tareas pendientes en este momento?, ¿si dispondríamos de tiempo en este instante sabríamos qué tarea ejecutar?
¿Cuál es el mejor gestor de tareas?
No sé si este es el mejor sistema pero es uno que todos deberíamos haber probado alguna vez en nuestra vida mientras adoptamos y perfeccionamos el hábito de tomar notas, generar tareas e ir cumpliéndolas paso a paso, les hablo del lápiz y papel.
Un lápiz y un papel es un sistema tan confiable que no depende de si tienes batería, si instalaste un programa o si tienes internet, siempre estará ahí, contigo, listo para recibir más tareas, para que taches las que ya hiciste y así sucesivamente.
Un lápiz y un papel debe ser, sin duda alguna, la primera alternativa para quien todavía no tiene forjado el hábito de hacer listados de pendientes, y para quien ya lo tiene ganado no deja de ser una opción perfectamente válida.
Ahora, si ya tienes el hábito de tener un checklist de pendientes y de ir procesando tu información continuamente quizás sea buen momento de que pruebes alguna herramienta tecnológica (software), algunas de sus ventajas son:
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Gracias a sus plataformas puedes acceder a tu información desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar.
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Puedes ordenar tus pendientes por dificultad, tiempo, contexto o proyecto al que pertenece, todo esto de forma dinámica (en papel sería un poquito más complicado)
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Puedes editar tareas, adjuntar notas que te ayuden a completarlas, agregar fotos, archivos de ayuda, etc., para que al ejecutar una tarea tengas toda la información a la mano.
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Puedes ir midiendo el cumplimiento de tus pendientes con los reportes que tienen algunas aplicaciones.
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Puedes compartir tareas con otras personas, delegar pendientes, generar proyectos en equipo, etc.
En suma, tendremos muchas ventajas siempre y cuando ya tengamos el hábito adquirido, antes no.
El mejor gestor de tareas tecnológico (aplicaciones y software)
Quiero presentarte una selección de las que son, en mi criterio, las mejores aplicaciones para gestionar tareas, en base a experiencia personal y también a referencias de otros usuarios al respecto.
Para ello quiero mostrarles un cuadro que muestra estas aplicaciones y las plataformas en las que tienen presencia, asimismo, he colocado una estrella en la aplicación que considero es la mejor en el entorno respectivo.
Entonces, te voy a hablar un poco de cada una de ellas pero será mejor que experimentes y las vayas probando, seguro que una de ellas se adapta perfectamente a lo que necesitas. ¡Empecemos!
Aplicación #1: Todoist
Todoist es la herramienta que uso actualmente para gestionar mis pendientes, en complemento con Evernote, que es mi plataforma de gestión de información de referencia, encuentro las siguientes ventajas:
– Tiene presencia en todas las plataformas que te imaginas (Windows, Android, Apple, Web, etc.), siendo mi favorita el instalable en Windows, que puede funcionar sin que tengas internet (se sincroniza al conectarse a alguna red).
– Es muy ligero y la sincronización entre dispositivos es muy fiable.
– Tiene un medidor de tu productividad que, para personas que como yo que tienden a procrastinar, es perfecto como motivador para seguir cerrando pendientes.
Aplicación #2: Nozbe
Mi primera herramienta fue Nozbe, la usé cuando quise encontrar la “herramienta perfecta” sin tener el hábito adquirido, quizás por eso me atrevería a decir a que es la que más funcionalidades tiene, permite adjuntar archivos a cada proyecto, sincronizar con Twitter, Dropbox, Evernote, Calendarios, etc.
Una de las cosas que me hizo cambiar de aplicación fue que su versión instalable en Windows en ese entonces (2013) no era del todo estable, tengo entendido que ya han superado esos problemas, por lo que la recomiendo sin duda alguna.
Aplicación #3: Hightrack
Una estupenda herramienta, muy bien pensada y orientada a ser “algo más” que solo un gestor de tareas. Me gusta muchísimo su diseño y las funcionalidades para decidir qué tarea hacer en cada momento. Llegué a ella porque, en su momento, fue creada por Berto Pena (y sus socios), uno de los gurús de Productividad Personal en el mundo de habla hispana, mejor referencia difícil encontrar. Quizás conforme pase el tiempo y siga ampliando sus plataformas vaya ganando más terreno, por lo pronto yo estoy a la expectativa de que creen su instalable para Windows.
Aplicación #4: Wunderlist
Una herramienta alemana que se luce en el ámbito colaborativo, la encuentro perfecta para trabajar en equipo, muy fiable en ese sentido, permite delegar las tareas entre otros usuarios con cuenta. Ha sido una de las aplicaciones para Android mas descargadas del 2014 (Top 10).
Usé Wunderlist por poco tiempo cuando estaba todavía en la versión 2, ahora que han lanzado la versión 3 sí que han dado un salto gigantesco en diseño y funcionalidades, si la pruebas o ya lo hiciste te invito a que me cuentes qué tal te ha parecido.
Aplicación #5: Facilethings
La herramienta ideal para aquel purista en el método GTD, de hecho, ha sido diseñada pensando en este método, lo que le otorga una gran ventaja frente al resto de sus competidoras.
Por ejemplo tiene toda la plataforma para reflejar todos los niveles de perspectiva que te presente en un artículo anterior, eso me parece una funcionalidad muy potente y atractiva.
Le quita un poco de puntos que no tenga versión instalable para Windows.
Aplicación #6: Omnifocus
Herramienta creada exclusivamente para los entornos de Apple, tiene un diseño impecable y no tiene demasiadas funciones complejas por lo que es fácil de utilizar, tiene el sello minimalista que tanto encanta a los Apple lovers. Creada especialmente para el método GTD, en su contra juega su elevado precio (36 euros) ante tanta oferta de aplicaciones gratuitas.
Aplicación #7: Any.Do
Una excelente aplicación para el Smartphone, muy versátil y bastante práctica, tiene muchas funciones drag and drop (arrastre) lo que la vuelve muy fácil de utilizar desde dispositivos móviles.
Estas han sido las siete aplicaciones que recomiendo probar si es que te animaste por usar un gestor de tareas tecnológico.
No me atrevo a decir cuál es mejor que otra, todas tienen alguna ventaja (y desventaja también) que la amolda mejor a las necesidades de ciertas personas, de lo que sí estoy seguro es que alguna de ellas será perfecta para ti.
Finalmente, no quiero dejar de recalcar, aunque peque de insistente, que no es buena idea intentar encontrar la herramienta perfecta sin antes haber adquirido el hábito de gestionar las tareas, y para empezar a aprender sobre ello, con un lápiz y un papel basta y sobra.
Te invito a que compartas tus experiencias en la gestión de tareas y pendientes utilizando los comentarios.
¡Hasta la próxima!
Edwar, felicitarte y agradecerte por tus post ya que tus consejos son fantásticos. Marcas la diferencia con tus esquemas. Te sigo.
Paco, qué excelente saber que ha sido de utilidad. Gracias por seguir el blog. Saludos desde Lima. 🙂
Mi favorito es Wunderlist!!! Y lo uso como tu todoist en complemento con Evernote, exactamente para lo mismo, Material de Consulta/Referencias. Me encanta cuando veo tus posts es como «Bieeeeeen no estoy sola en el mundo»!!! Y son excepcionalmente claros y ordenados. (bueno creo que esto cuenta como testimonial creo 😛 )
Bueno para aportar un poco de debate tengo que decir que la «lista del dia» si que la hago en papel. Con un postit o un papel doblado en 4 para poner no mas de 5 cosas que debo tener en mente ese dia. No por nada, si no a veces cuando voy al movil a mirar Wunderlist, tengo el peligro de mirar alguna otra aplicacion y perderme.
Enhorabuena y feliz año!
Ana, lo único que me impide moverme a Wunderlist es que Todoist tiene un «contador» de tareas hechas, y es muy motivante ver como el numerito va subiendo, jaja.
Antes no lo hacía, pero ahora sí soy fan de la lista de inicio de día, pero no hago una lista de tareas sino de «cosas en las que me enfocaré» (proyectos), luego acudo a Todoist y ahí estan las tareas esperándome (o las agrego), pero es muy util para saber al final de día si fui productivo o no…
Que tengas un excelente año!
Mi favorito es Todoist. Siento que «avanzo» mis pendientes porque como dices, motiva mucho cuando el % va incrementándose.
Gracias por compartir!
Inés, por eso ahora está de moda todo lo de «gamification», somos presa fácil de esas estrategias, jaja. Saludos.
Muy buen contenido! Me ha dado gusto saber además que lo genera un compatriota.
Yo uso desde hace tiempo Remember the Milk (me sorprendió no verlo en la lista). También es multiplataforma y se adapta bastante bien a GTD.
Ya voy cerca de tres años con esta herramienta y estoy evaluando Wunderlist. Espero que la nueva versión me sorprenda.
Saludos
Gerardo, que agradable comentario el tuyo.
He escuchado mucho de Remember the Milk, sin embargo, nunca lo he utilizado ni un solo segundo, es por ello que me abstuve de incluirlo en esta lista.
En un comentario vía Google+ me recomendaron Doit.im, así que ya estoy haciendo un listado para probar nuevos aplicativos, con tantos que hay es seguro que haré la versión II de este post.
Un fuerte abrazo, espero que sigamos en contacto. 🙂
Hola Edwar, para mí la número uno e imprescindible a día de hoy es Wunderlist, fue un gran descubrimiento y poco a poco sus actualizaciones hacen que esté más enganchado.
Gran post¡¡
Que de tantos comentarios buenos sobre Wunderlist voy a terminar cambiándome, jeje.
Igual, necesito fortalecer totalmente mis hábitos antes de perder la cabeza por una aplicación, pero cuando acabe mi suscripción a Todoist haré un intento con Wunderlist. Gracias por aportar, Jesús. 🙂
Estimado Edward,
Para mí la mejor app que he usado para GTD es doit.im, que comprendo que es desconocida pues no aparece en tu evaluación.
Pero en su versión de Android por su widget de captura inteligente, lo habilitas en configuración para que aparezca en la barra de notificaciones: además de añadir la tarea ahí, puedes incluir de forma rápida la fecha, contexto, proyecto, prioridad (no recomendado para GTD), etiquetas. Si no pones fecha, se envía en automático al inbox, donde posteriormente puedes asignarle su lugar (próximas acciones, algún día, etc.).
Además la versión gratuita te ofrece el respaldo en la nube para acceder vía web.
Eso sí, primero adquiere los hábitos productivos de GTD, y luego usa una app para ello,
Si a alguien le gustó esta app, síganme en twitter: @efectividad360
Saludos desde México, DF.
Luis X. González
Actualmente tengo un problema no me decido por todoisnt y nozbe, tengo los 2 en versión premium, sin embargo lo que me gusta de todoisnt son las notificaciones que puedes configurar, el problema es que no se basa en GTD fielmente por lo que tengo problemas para definir la acción siguiente en los proyectos, lo cual nozbe se me hace más práctica en ese sentido ya que con una estrella lo logras, además que puedes asignar el tiempo aproximado que te llevará cada tarea.
¿Cual me recomiendas, como podré adaptar todoisnt para la acción siguiente?
Hola Anuhar, gracias por pasar.
Sigo utilizando Todoist, te cuento mi método de trabajo por si te es útil y si no podemos seguir explorando otras alternativas.
1. Al empezar el día realizo una revisión rápida de mis proyectos claves y destaco las tareas claves que debería cerrar ese día, a ellas les pongo «Priority 1», a ninguna otra le agrego otra marca.
2. Mi día empieza de varias formas, puede ser en una reunión, enfocado en algo grande o algo más distendido, es acá donde entra la fuerza de GTD y empiezo a gestionar por contexto. Mis contextos se centran mucho en el lugar y dispositivo que tengo disponible, si estoy online y offline y una mezcla de mi nivel de energía/concentración con el tiempo que duraría la tarea, he tratado de ahorrar etiquetas para hacerlo más simple, por ejemplo, si es una tarea que no necesita de mucha energía pero si mucho tiempo lo he llamado «zombie» (esto lo copié de Jeroen Sangers, si no me equivoco), si es mucho tiempo con enfoque lo llamé «power» y si necesito poco tiempo y poca energía es un contexto «rayo», así me ahorro poner muchas más etiquetas. Entonces, filtro de acuerdo mi contexto del momento, si sale alguna tarea con «Priority 1» me dedico a ella, caso contrario elijo la mejor tarea de la bolsa total, siempre con atención a qué proyecto le pega.
3. Soy muy cuidadoso de los proyectos que tengo activos, si tengo muchos proyectos en el filtrado de tareas voy a tener muchas cosas por hacer y es más dificil ganar enfoque, se puede sí, pero cuesta más, por ello prefiero tener menos proyectos (6-7) activos, algo que me ha servido mucho es también que si aparece un proyecto nuevo que debo atacarlo sí o sí y noto que sus tareas son similares, le pongo un contexto temporal «proyecto X» y me dedico a él hasta cerrarlo.
En general no confio en la automatización de la siguiente acción, confio mucho en el filtrado por contextos y me gusta tener el poder de elegir qué hacer en cada momento. Es por eso que no he enfrentado el inconveniente que comentas.
Muchos saludos y gracias por compartir!
Me gusto mucho este artículo
Una pregunta, como comparas Asana contra Todo1st?
Hola Frank.
No he utilizado Asana aunque sé que se enfoca más en soluciones para trabajo en equipo, para esto en específico usé algún tiempo Trello (con enfoque Kanban) y resulta práctico y simple, lo cual es siempre destacable. Todoist lo veo más para gestión personal individual, lo recomiendo siempre aunque Wunderlist está ganando mucho espacio.
Si llegaras a probar Asana te agradeceré me hagas llegar tus impresiones.
Saludos.
ASANA lo use en un proyecto de consultoría con un cliente hace un par de años
El próximo viernes un amigo hará una presentación, te compartiré los comentarios
Tienes mucha razón es más para trabajo en equipo
Empezaré a utilizar Todo1st. Saludos
Me gustaria saber si Todoist cuenta con un contador de tareas atrasadas, por ejemplo, cuando dejo de ejecutar tareas pendientes, este me muestra en el icono de la aplicacion un numero indicandome que tengo tantas tareas pendientes de ejecutar. Wunderlist lo hace, pero solo en la aplicacion para apple, en android no.
Gracias
Hola Amaury, he dejado de utilizar Todoist hace un tiempo (me pasé a Wunderlist) por lo que no estoy seguro de esa funcionalidad. Lo mejor que puedes hacer es darle una oportunidad por un par de semanas y ver qué tal. Si vuelves y nos comentas como te fue sería estupendo. Un abrazo. 🙂
Hola Edwar,
Muy práctico y útil el post. Quería preguntarte si ahora usas Todoist o Wunderlist. Acabo de empezar a usar gestores de tareas y me encuentro un poco perdida.
Leyendo las respuestas, en enero de 2015 dijiste que usabas Todoist por su integración con Evernote y el “contador” de tareas hechas, y sin embargo en octubre de ese año comentas que dejaste de usar la app. Me gustaría saber los motivos de la migración para poder tener más información y sobre todo la opinión de tu experiencia.
Muchas gracias.
Estoy usando Wunderlist porque me gusta más su entorno gráfico (cuestión de gustos, básicamente), no he encontrado diferencias radicales. Además, me quito la espinita de no haber probado un software más. 🙂
Trello
Requiere de un proceso. Pero funciona muy bien con Pomello for trello.
Buen material Edward.
Gracias
Hola Edwar,
Estoy analizando que criterios sigue la gente para elegir una u otra app para implementar GTD. Y buscando buscando aparecció tu entrada, gracias por ello. En lo que a mi respecta tras usar bastantes soluciones (muchas a modo de prueba y otras intensamente) me quedo con Things (por su «pureza GTD»), Wunderlist (por su versatilidad, caracter multiplataforma e integración con otros servicios) y Facilethings (por el entorno de aprendizaje y mejora continua que encierra).
Dicho esto, tambié subscribo tu frase: «Finalmente, no quiero dejar de recalcar, aunque peque de insistente, que no es buena idea intentar encontrar la herramienta perfecta sin antes haber adquirido el hábito de gestionar las tareas, y para empezar a aprender sobre ello, con un lápiz y un papel basta y sobra»
Gracias por tus contenidos y la forma de exponerlos. Un abrazo.
Gracias por tu aporte Marcos, ahora que estoy utilizando Mac voy a ver cuando me paso a Things. 🙂
hola Edwar
Excelente post.
He probado un poco Higtrack, Todoist, Toodledo y ahora empezando con Hibox (porque ofrece algo sobre lo que pregunto mas abajo).
Me he ido cambiando de gestor por el siguiente motivo; Trabajo coordinado varios proyectos con bastante volumen de tareas en total. Necesito ir supervisando que tareas o sub-tareas han quedado hechas y cuando quedaron hechas. Es decir necesito de vez en cuando emitir un informe o similar o hacer una consulta avanzada de tareas realizadas por fechas, sobre cuando fueron realizadas y sus detalles. Por ahora toodledo es el que me ofrecía algo sobre esto con sus consultas detalladas.
Suelo trabajar (por suerte y por desgracia) con 20 proyectos abiertos, con tareas y sub-tareas, tareas repetitivas, recordatorios y me gustaría que tambien pudiese lanzar mails a algún destinatario en concreto..
Que recomiendas?
Muchas gracias.
Saludos
Te recomiendo que no te agobies por encontrar la herramienta perfecta. Que hagas un listado de tus proyectos abiertos (no solo los profesionales) y tengas los pendientes más inmediatos por cada proyecto. Todoist me funciona muy bien. Como dice Wawrinka: «Siempre fallaste, no importa, inténtalo otra vez, falla mejor». Saludos. 🙂
Estoy buscando una App que sincronice Windows con Android , y lo que más me interesa es que me pasa al día siguiente las tareas no realizadas el día anterior, que App me recomiendan?
Hola Armando, lamento no ser de mucha ayuda con las apps. Lo que sí te aconsejo es que si admites como parte de tu proceso normal que una tarea con fecha se postergue entonces algo está fallando. Te recomiendo que asignes fecha sólo cuando debes cumplir esa tarea para dicho momento, con el resultante de que no deberías incumplir esa actividad por ningún motivo. Ese es el poder de las fechas de compromiso. Un abrazo.